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Cinco cosas que debe tener en cuenta en el comercio de productos agrícolas

27 diciembre 2019Lectura de 7 min

‘’El comercio exitoso de productos agrícolas no se trata solo de tener una gran cartera de socios confiables, un buen historial con multinacionales, negociadores ágiles en el equipo y un alto margen de ganancias. También se trata de ciertos procesos y pasos durante la negociación y ejecución de contratos que ayudan a garantizar que los intereses de la empresa estén debidamente protegidos si las cosas salen mal. Hemos resumido ciertas cosas que a veces se olvidan, a veces no se les da el debido peso, aunque se demuestra que son útiles en la práctica.’’

Iurii Gulevatyi- AVELLUM, Asociado Senior Dmytro Koval- AVELLUM, Asociado Senior

1. CONOCE A TU CLIENTE Nuevas empresas aparecen constantemente en el mercado, y si desea crecer, debe trabajar con ellas. Siempre existe el riesgo de incumplimiento o, lo que es peor, de fraude. Estos riesgos no pueden evitarse por completo, aunque puede minimizarlos. Lo primero es asegurarse de saber con quién está haciendo el negocio. Primero, debe responder algunas preguntas básicas: ¿Conozco esta empresa? ¿Es conocido en el mercado? Recopile información de socios potenciales de los participantes del mercado: sus socios actuales, corredores, bancos, etc. La ausencia de información disponible públicamente sobre la empresa también significa mucho.

Otra sugerencia es verificar la empresa con asociaciones comerciales como Gafta y Fosfa, si la empresa es miembro de alguna de ellas, y Dios no quiera que eso ocurra, que esté en la lista de morosos para uno de sus adjudicados arbitrales (esta información es disponible solo para miembros de la asociación).

Como regla general, nadie puede contar su historia mejor que usted, así que brinde a su posible socio tal oportunidad. Una de las formas más fáciles es pedirle que complete un llamado formulario Conozca a su cliente (KYC). KYC es un cuestionario simple, en el cual su contraparte debe brindar información sobre sí mismo.

Por lo general, dichos formularios solicitan información básica de la empresa (número de registro, país de constitución, dirección legal y real, empresas matrices y afiliadas, detalles bancarios, nombres de directores, direcciones de correo electrónico y postales, números de teléfono, etc.). Preferiblemente, dicho formulario también debe solicitar copias de ciertos documentos comunes de la empresa, tales como el certificado de incorporación, el certificado de buena reputación o similares, los estatutos, el poder notarial de su representante.

Puede crear y avanzar dicho formulario con cualquier pregunta que desee que responda su posible socio. Sin embargo, negarse a completar la información básica de la empresa y proporcionar algunos documentos generales definitivamente debería ser una alerta para usted.

¿Por qué necesitas toda esta información? Hay al menos dos buenas razones para eso: 1) Para evaluar sus riesgos al decidir si tratar con esa empresa o no; 2) Si las cosas salen mal después de la conclusión del contrato, para asegurarse de que tiene suficiente información sobre su contraparte para hacer cumplir sus derechos y recursos legales.

2. SE CLARO Otra cosa importante es la comunicación con una contraparte, tanto antes como después de la conclusión del contrato.

A menudo, las partes están llevando a cabo negociaciones con el fin de que el contrato se celebre una vez que ambas partes firmen un único documento escrito que contenga todos los términos necesarios. Sin embargo, según muchas legislaciones nacionales, antes de que el contrato se firme, las partes pueden verse obligadas por el contrato, una vez que la oferta sea aceptada incondicionalmente.

Esto es algo común para el mercado agrícola, donde muchos contratos están sujetos a la ley Inglesa y los acuerdos a menudo se alcanzan por correo electrónico u otra correspondencia. En otras palabras, durante las negociaciones, las partes pueden creer que simplemente están discutiendo los términos de la transacción potencial y no tienen responsabilidad por interrumpir las negociaciones, pero de hecho pueden estar obligados por el contrato, sin siquiera darse cuenta.

Para evitar tales sorpresas, al menos tenga la máxima claridad de cuál es su oferta, cuáles son las condiciones de la oferta (por ejemplo, cuánto tiempo es válida) y cómo debe ser aceptada para dar lugar a un contrato vinculante. Si no desea participar en el contrato hasta que ambas partes lo firmen, indíquelo haciendo explícita esa condición en su correspondencia. Por ejemplo, al marcar toda la correspondencia ‘’sujeta a contrato’’, usted indica que aún no está obligado por el contrato.

La comunicación clara no es menos importante durante la ejecución del contrato. Su contraparte debe estar debidamente informada sobre cada paso en el proceso de la ejecución, y todos los avisos y documentos requeridos se entregarán en consecuencia.

Todos los mensajes deben ser claros e inequívocos, y el mensaje no debe dejar espacio para la mala interpretación por parte de la otra parte.

Siempre recuerda que cada palabra cuenta. Por lo tanto, la correspondencia no debe incluir cosas que puedan interpretarse como contradictorias con los términos del contrato. Algunas recomendaciones ‘’técnicas’’ en relación con la correspondencia que pueden ser decisivas para construir una posición exitosa frente a la contraparte: 1. Enlace la correspondencia con la contraparte al contrato particular en cuestión. Debe ser identificable. 2. Seguimiento de conversaciones telefónicas con correos electrónicos; 3. Almacenar toda la correspondencia con la contraparte en orden cronológico y en el lugar apropiado. Si se utilizan mensajeros WhatsApp, Viber, Telegram, etc., asegúrese de que esta correspondencia no se elimine automáticamente después de un tiempo y se copie, respalde correctamente.

Si se produce una situación problemática, los pasos anteriores pueden ser cruciales para probar su caso y no dejar dudas de lo que realmente acordaron y prometieron las partes.

3. CONOCE TU CONTRATO Se debe prestar especial atención a los términos de su borrador de contrato. Asegúrese de eso: (1) incluye todos los términos necesarios sin inconsistencias; (2) comprende todos sus derechos y obligaciones y los de la contraparte; (3) puede y desea cumplir con las obligaciones que tiene la intención de asumir.

Para evitar omisiones, también se alienta a los comerciantes a revisar la lista de verificación de algunos términos cruciales del contrato al negociarlo.

Asegúrese de incluir el contrato estándar correcto de Gafta o Fosfa para el producto que está vendiendo o comprando y para los términos de entrega que pretende utilizar. Los comerciantes con frecuencia no toman en serio las formas de contrato estándar que incorporan sus contratos, ¡y qué equivocados están! Cuando su contrato no incluye cierto término, el primer lugar donde las partes buscarán respuesta será el formulario de contrato estándar que usted incorporó. Por lo tanto, para saber qué esperar de su contrato, asegúrese de conocer y comprender las condiciones del formulario Gafta o Fosfa que está incorporando.

4. SIGA SU CONTRATO La parte central de la ejecución adecuada es el cumplimiento de las obligaciones en estricta conformidad con los términos del contrato.

Esto no es solo una cuestión de estricto cumplimiento de lo que se llevó a cabo en el contrato. Hay ciertos pasos que pueden ayudar a una ejecución adecuada:

1) Hoja de ruta o lista con acciones a tomar y a plazos. Esto ayuda a evitar errores u omisiones. 2) Registro de todos los pasos tomados y eventos principales durante la ejecución del contrato. Si las cosas salen mal, esto puede ayudar en la etapa de resolución de disputas. 3) Las copias de todos los documentos de envío y otros documentos relacionados con el contrato deben almacenarse en el lugar apropiado en orden sistemático (en carpetas relevantes, subcarpetas). Esto también incluye comprobantes de entrega de documentos a la contraparte (no olvide descargarlos del sistema de seguimiento del servicio de mensajería).

5. REACCIONAR DE MANERA APROPIADA Durante la ejecución pueden surgir desacuerdos o disputas. Es importante ser receptivo. Si una parte intenta o deroga o viola el contrato y otra parte guarda silencio, dicho silencio puede interpretarse como aceptación, lo que significa que puede ser demasiado tarde para retrasar el reloj. Por lo tanto, una vez que se produce el problema, es importante corregir y establecer su posición ante la contraparte con claridad y sin demora.

Lo mismo se aplica a sus acciones: si realiza lo solicitado por su contraparte, pero no como el contrato dice que debería hacerse, cambió el acuerdo y no puede volver a los términos previamente acordados. La regla es bastante simple aquí: debe seguir las instrucciones de su contraparte siempre que las instrucciones sean contractuales.

También es común que la situación problemática requiera una intervención muy rápida de los tomadores de decisiones y los abogados. Deben interponerse rápida y completamente en el camino de las cosas, es decir, proporcionar todos los detalles relevantes, la correspondencia y los documentos del caso para tomar una decisión bien razonada y brindar un asesoramiento legal adecuado, respectivamente.

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